3 acciones para mejorar la comunicación con tu equipo de trabajo

La comunicación es un proceso complejo. Más aún si tienes a cargo un equipo de trabajo compuesto por personas de diversas edades, profesiones, gustos, culturas, etc.

Así que no te angusties si no funciona siempre como esperas.

Para que te hagas una idea.

En el proceso comunicativo no solo entran en juego las palabras que utilizas; sino también cómo las usas y cómo refuerzas tu mensaje a través de tu expresión corporal.

A esto le debes añadir,  el canal de comunicación que usas, porque no es lo mismo discutir un tema en una reunión cara a cara, que hacerlo vía email o chat.

La ecuación no estaría completa sin sumar el contexto y las creencias que tienen los otros. Y por supuesto, las  ideas preconcebidas sobre tí o sobre el tema en discusión, que influyen en cómo es recibido tu mensaje.

Por lo anterior, la comunicación no siempre es un proceso exitoso. Esto trae como consecuencia malos entendidos, tareas no ejecutadas y objetivos que quedan sin cumplir porque la comunicación falló.

Acciones para mejorar la comunicación con tu equipo de trabajo

Lo cierto es que no puedes influir en lo que tienen las otras personas en su cabeza. Al menos no de forma directa.

En lo que sí puedes trabajar es en mejorar tus habilidades comunicativas para lograr que tu mensaje llegue lo más claro posible. Y trabajar desde la empatía, para entender al otro y permitir que la comunicación realmente sea de doble vía.

En este video te comparto 3 acciones sencillas que puedes implementar desde hoy y que te ayudarán en este proceso. Así que sin más dale play. (Ve al minuto 3:25 para ver las acciones directamente).

Si deseas seguir leyendo salta el video y te veo abajo.

No asumas, comunica

El primero error de comunicación es asumir que el otro tiene claro, lo que NO ha salido de tu cabeza.

Hay que dejar de lado la flojera a comunicar. Eso implica planear qué vas a comunicar y cómo lo harás.

En el caso de un colaborador nuevo en el equipo, es importante explicarle cuáles son las funciones del cargo y cuáles son tus expectativas frente a su desempeño.

Por supuesto, hay que dejar la puerta abierta a preguntas, sugerencias o aportes. De seguro que ese nuevo integrante tendrá inquietudes, porque cada empresa tiene un orden que toma tiempo entender.

Cuando se trata de realizar proyectos o actividades en conjunto, es importante comunicarle a cada persona cuál es su misión. Igualmente, determinar tiempos de entrega y hacer seguimiento para saber si efectivamente llegó el mensaje.

Debes tener en cuenta que así como las empresas evolucionan, los roles de los colaboradores también cambian. Lo importante es no dar por hecho que los demás conocen esos cambios y las implicaciones de los mismos.

Siempre es mejor tomarse el tiempo para comunicar y estar abiertos a recibir retroalimentación constante. Con esto se evitan malos entendidos y finalmente retrasos en el cumplimiento de las metas, porque no se tenía claridad en el camino a seguir.

Explica por qué y para qué

Cuando necesites que uno de tus colaboradores haga algo por tí, explícale por qué le pides ayuda y para qué servirá su aporte.

Aunque es más fácil exigir sin exponer razones – especialmente si tienes un cargo directivo- no es la forma más efectiva de lograr lo que deseas.

Al exponer tus razones abres la puerta a la conversación. Y eso da pie para que el otro se sienta motivado a aportar y a dar, incluso más de lo que estás pidiendo.

Cuando explicas el para qué de tus requerimientos, le demuestras a tus colaboradores que su trabajo es importante. Les das a conocer que su labor es parte de un engranaje más grande y que su aporte suma.

Esta es una forma sencilla de motivar a tus colaboradores, especialmente a los llamados millennials que buscan una comunicación más abierta, nuevos retos y estar en constante crecimiento.

No comuniques todo por email

El email se ha convertido en el canal por excelencia en muchas empresas. El problema es que se “sobreutiliza” para evitar la comunicación verbal.

Una pregunta sencilla que se podría resolver con una llamada telefónica, se convierte en una lista de correos innecesaria. Esto sucede porque no escribimos como hablamos y el texto no va más allá de lo que está escrito.

Aunque muchos catalogan las reuniones como pérdida de tiempo, yo soy partidaria de incluirlas. No cada año, sino con cierta periodicidad y con un objetivo conciso.

Aún si no puedes estar en contacto directo con tu equipo de trabajo, puedes incluir los encuentros vía skype o hangouts. Hoy en día realmente no hay excusas.

Hay empresas que establecen reuniones semanales para hacer seguimiento a tareas y proyectos. Otros las hacen de forma quincenal. Lo importante es incluirlas como un canal de comunicación abierta, para discutir esos temas que no caben en un email.

Aclaro que no estoy en desacuerdo con los emails. Sino en su abuso. Están perfectos para agendar citas, enviar documentos acordados, recordar compromisos. Pero no para establecer conversaciones, porque para eso hay otros canales.

Debes recordar que las personas somos multicanales y que cada canal tiene su función. Es cuestión de aprenderlos a combinar dependiendo de la situación y de nuestro interlocutor.

Quizás te interese: cómo escoger los canales de comunicación en una empresa

Para terminar te comparto esta infografía donde resumo en parte lo que escribí en este post. Espero que esta mini guía te sirva de orientación para que las relaciones con tu equipo de trabajo vayan por buen camino.

Si quieres compartir tu opinión o tienes alguna duda sobre este tema, escríbeme un comentario abajo. Estaré encantada de responderte.

Gracias por leer, volver y estar siempre allí!

¡Un abrazo!

Foto: Freepik